Još
Ostalo

Ukucajte željeni termin u pretragu i pritisnite ENTER

Cosmo teme

10 saveta za uspešnu organizaciju bilo kog događaja

Autor Spomenka Marić
Autor Spomenka Marić

Bilo da je u pitanju njegov rođendan, proslava devojačke večeri ili poslovni događaj, uz sledeće savete ćete zablistati.

Da li ste nekada pokušali da organizujete neku zabavu, a onda shvatili da to nije baš tako jednostavno? Verujemo vam! Potrebno je dosta vremena, znanja i strpljenja. Ali spremite se jer uz 10 saveta Mione Milić, koosnivačice portala Kongresniturizam.com i profesionalca u oblasti event menadžmenta, postaćete pravi eksperti u organizaciji. 

Odredite ciljeve

Vrlo je važno da pre nego što krenete u realizaciju događaja ustanovite šta je ono što želite da postignete. Da li vam je najvažnije da se ljudi dobro zabave, da oduševite šefove, da se približite novim prijateljima ili provedete najbolji rođendan dosad. 

Datum događaja, broj ljudi i budžet

Za svaki naredni korak, od rezervacije prostora i smeštaja do hrane i pića, potrebno je da pored novca kojim raspolažete imate i tačan datum događaja i broj ljudi koji očekujete. Proverite da li se u isto vreme održava još neki događaj koji bi mogao da bude razlog da vaši gosti moraju da biraju gde će biti. Ako je neki poslovan događaj, potrudite se izbegnete period godišnjih odmora. 

Prostor treba da bude prilagođen ljudima koji su pozvani (njihovim godinama, stilovima, itd...). Ovo su bitne stavke koje mogu sprečiti vaš događaj da bude uspešan. 

Isplanirajte na vreme

Ovaj savet često ume da deluje banalno. Verujte, nije! Počnite pripreme, dogovore i pregovore na vreme. Tako ćete biti u mogućnosti da dogovorite sve što želite, izbegnete neprijatno saznanje da je prostor ili bend koji ste želeli za svoj događaj već zauzet, ili da prosto ne stignete nešto da uradite. Što je složeniji i veći događaj, više vremena je potrebno.

Događaj razradite do detalja jer SVE je važno! 

Da ne bi došlo do nepredviđenih situacija, osmislite i razradite događaj do najsitnijih detalja. Bitno je da znate šta vam je potrebno od smeštajnih i svih dodatnih sadržaja, tehničke opreme i drugih stvari. Satnica i dinamika događaja, specifične potrebe nekih učesnika - potreban protokol za diplomate, VIP tretman i smeštaj za određene goste ili predavače ili posebna ishrana za vegetarijance.

Brendiranje prostora

Svakako želite da učesnici imaju jasnu predstavu o tome ko je organizator i domaćin, kao i koji su sponzori podržali realizaciju skupa. Ali ne preterujte. Dobro je brendirati prostor, ali diskretno, sa upečatljivim informacijama i na pravi način. Ne želite da prisutni imaju osećaj da su došli na vašar. Naravno, osim ako ne organizujete baš vašar. 

Na sledećoj strani vas čekaju još 5 odličnih saveta...

Promocija događaja

Kako bi mogli da planiraju svoje prisustvo, gosti i učesnici treba da budu na vreme obavešteni o datumu i vremenu održavanja iventa, povodu i njegovoj temi. Ukoliko se radi o korporativnoj zabavi, dovoljno je na vreme poslati pozivnice koje sadrže sve potrebne informacije, dok događaji kao što su kongresi i konferencije zahtevaju ozbiljniju, nekada i medijsku promociju.

Svima treba da bude prijatno

Poneki propust i nedostatak može da se ne primeti ukoliko se svi osećaju dobrodošlo. Budite dobar domaćin. Potrudite se da ima ko da dočeka i pozdravi goste ili učesnike, uputi ih gde se šta nalazi, ko je još prisutan i eventualno upozna sa ostalim učesnicima. Dobro je uvek odražavati kontakt očima dok se nekom obraćate, a rukovanje treba da bude kratko i čvrstog stiska. Stavite do znanja da cenite njihovo prisustvo i da je to baš događaj na kojem oni žele i treba da budu.

Prilagodite događaj učesnicima i čuvajte se „mlakog utiska“

Učesnici daju krajnju ocenu uspešnosti događaja. Da bi oni bili zadovoljni, sve mora biti prilagođeno njihovim profesijama, interesovanjima, godinama i polu - tema i povod događaja, program obuke, prostor u kome se sve odigrava, način zabave i komunikacije.

Napravite spisak potrebnih stvari

Teško da možete da držite u glavi sve što je potrebno da se uradi. Najbolje je da napravite spisak, zapišete sve elemente, pa jednu po jednu stavku štiklirate. Na taj način znate u svakom trenutku dokle je stigla realizacija i smanjujete mogućnost da se nešto ne uradi, ili ne uradi na vreme.

Ne štedite na hrani i piću

Tačno je da ketering, u zavisnosti od količine i onoga šta se servira, zauzima dobar deo budžeta, ali ako imate mogućnosti, treba se pobrinuti da količine budu dovoljne i da je sve kvalitetno i ukusno. Gastronomski i vinski turizam postoje sa razlogom. Pobrinite se takođe da bude dostupno svima podjednako. Niko ne voli redove za barom ili da čeka na posluženje duže nego što je primereno.

Inicijalizacija u toku...

Najnovije

Najčitanije

loader